Retrospektivní konverze katalogů I (textový formát)

Co je retrospektivní konverze?

Retrospektivní konverze je převod existujících bibliografických záznamů dříve vydaných dokumentů z "klasické" (lístkové nebo svazkové) podoby do strojem čitelné podoby v souladu s předem stanovenou metodikou a standardy.

Co není retrospektivní konverze?

Retrospektivní konverze není zcela nová katalogizace dříve vydaných dokumentů nebo rekatalogizace.
(Částečná rekatalogizace je někdy nutnou a/nebo užitečnou součástí retrospektivní konverze - změna záhlaví, sjednocování a/nebo úprava určitých údajů podle nových pravidel, manipulace se záznamy vícesvazkových děl - spojování/rozdělování atd.)

Proč je retrospektivní konverze důležitá?

Katalogy jsou klíčem k fondům knihoven.
Převod katalogů do elektronické podoby je předpokladem otevření katalogů (=fondů) místním i vzdáleným uživatelům.

Co by mělo být cílem retrospektivní konverze?

Vytvořit elektronický "obraz" existujícího lístkového/svazkového katalogu. Zajistit převod z jednoho formátu do druhého pokud možno rychle a levně.

Co by nemělo být cílem retrospektivní konverze?

Duplikovat práci dřívějších katalogizátorů.

Cíle retrospektivní konverze

Institucionální hledisko

• vytvořit bázi dat pro lokální automatizovaný systém,
• zlepšit služby uživatelům (především automatizace výpůjčního systému),
• zlepšit interní knihovnické procesy (lepší dostupnost záznamů všude v instituci, ukončení řazení lístků atp.),
• mít možnost generování různých výstupů,
• vytvořit jediný integrovaný soubor a eliminovat správu a údržbu několika katalogů,
• mít možnost flexibilně reagovat na technické změny,
• maximálně zhodnotit investice do automatizace knihovny (HW, SW),
• zajistit ochranu dat.

Regionální, národní a mezinárodní hledisko

• vytvořit souborný katalog,
• sdílet bibliografické záznamy,
• sdílet fondy prostřednictvím MVS (MMVS),
• spolupracovat při tvorbě fondů s ohledem na možnost jejich sdílení,
• vytvořit národní bázi dat a připět k univerzální bibliografické kontrole.

Co je třeba vědět před zahájením retrospektivní konverze?

Před zahájením retrospektivní konverze je třeba si uvědomit, že retrospektivní konverze

• je drahá,
• je personálně, časově a organizačně náročná,
• vyžaduje dobrou znalost standardů,
• nekončí převedením bibliografických záznamů do strukturované databázové podoby - nutnost dodatečných prací a úprav (autority).

Co je třeba ještě znát před zahájením retrospektivní konverze?

Před zahájením retrospektivní konverze je třeba znát a zvážit existující metody a možnosti zajištění retrospektivní konverze v návaznosti na

• charakter katalogu určeného k retrospektivní konverzi,
• národní i mezinárodní kontext.

Metody

1. ruční přepis lístků + různé metody strukturování (výsledek je velmi podobný původním záznamům)
2. Využití existujících záznamů z dostupných bází dat externích institucí nebo CD-ROM(výsledek se liší od původních záznamů, může být + i -, otázka dodatečných prací a úprav záznamů)
3. OCR/ICR výsledkem může být "obrazový" katalog v elektronické podobě identický s originálním katalogem, obohacený o selekční údaje nebo strukturované (upravené) záznamy
4. kombinace 1., 2., 3.

Organizační a personální zajištění

1. externí dodavatel,
2. vlastními silami,
3. kombinace 1. a 2.

Externí dodavatel

• minimální zátěž pro pracovníky knihovny,
• zkušenosti,
• technické vybavení,
• předem známá cena i termín dokončení.

• vyšší náklady,
• nemožnost zohlednění změn finanční situace,
• nutná kontrola, dodatečné úpravy,
• katalog někdy musí opustit knihovnu.

Vlastními silami

• velká zátěž pro pracovníky knihovny,
• nutnost získat zkušenosti,
• nutnost zakoupit technické vybavení (pro některé technologie nereálné a/nebo nerentabilní),
• obtížné předem odhadnout cenu a termín dokončení.

• nižší náklady,
• méně kontrol a dodatečných úprav,
• katalog nemusí opustit knihovnu,
• možnost operativně reagovat na finanční možnosti/limity.

Externí dodavatelé

OCLC, SAZTEC, UTLAS, JOUVE, COMDAT aj.

OCLC

• největší světový dodavatel, celkem - retrospektivní konverze ca 50 000 000 záznamů (většinou USA, ale též mezinárodní působení),
• velké projekty: Harvard University (5 000 000), University of Oxford (1 800 000), dále velké projekty v USA + Belgie, Kanada, Dánsko, Anglie, Finsko, Francie, Francie, Německo, Řecko, Hong Kong, Irsko, Itálie, Japonsko, ..., Skotsko, Španělsko...

OCLC - metody I

• RETROCON - využití existujících záznamů (především WorldCat), externí dodavatel "na klíč", minimální nároky na zadavatele, relativně nízká cena, holdings se ukládají do WorldCat - vhodné pro katalogy s velkým počtem hitů ve WorldCat, jinak zvýšení ceny - nutnost kombinace s
• Conversion Keying - tvorba nových záznamů podle katalogizačních lístků, externí dodavatel "na klíč", vhodné pro speciální nebo unikátní katalogy (nízký počet hitů ve WorldCat), neukládají se holdings do WorldCat.

OCLC - metody II

• MICROCON*PRO - nízká cena, dávkový režim, externí dodavatel "na klíč" - přepíše selekční klíče a lokální informace ze zdrojových dokumentů, pak proběhne porovnání se záznamy ve WorldCat a jejich spojení s lokálními daty, holdings se ukládají do WorldCat,
• MICROCON - velmi nízká cena, dávkový režim, zapojení pracovníků zadavatele - přepíší selekční klíče a lokální informace ze zdrojových dokumentů, pak proběhne porovnání se záznamy ve WorldCat a jejich spojení s lokálními daty, holdings se ukládají do WorldCat.

OCLC - metody III

• Online Retrospective Conversion - pouze pro členy OCLC, online využití existujících záznamů (WorldCat), relativně nízká cena, zapojení pracovníků knihovny, holdings se ukládají do WorldCat,
• FULLMARC - relativně nízká cena, dávkový režim, náhrada minimálních záznamů ve formátu MARC vytvořených v zadavatelské instituci úplnými záznamy ve formátu MARC z báze WorldCat, holdings se ukládají do WorldCat,
• TAPECON - relativně nízká cena, dávkový režim, náhrada minimálních záznamů ve formátu non-MARC vytvořených v zadavatelské instituci úplnými záznamy ve formátu MARC z báze WorldCat, holdings se ukládají do WorldCat.

SAZTEC

• základna ve Skotsku, mezinárodní působení,
• velké projekty: British Library (5 000 000 záznamů), Bibliotheque Nationale v Paříži (2 000 000 záznamů), Staatsbibliothek v Berlíně (4 000 000 záznamů), Deutsche Bibliothek (500 000 záznamů).

SAZTEC - metody

• TAG AND KEY - stěžejní metoda (označení a přepis) tvorba nových záznamů podle katalogizačních lístků, externí dodavatel "na klíč", přidělení tagů MARC, pak přepis, 2x, porovnání, vysoká kvalita, vysoká cena, vhodné tam, kde je třeba rychle provést retrospektivní konverzi velkého objemu záznamů a existuje dostatečný kapitál (= případ Anglie, Francie, Německa), případně kde je požadavek na zachování kontinuity s národními standardy (Francie, Německo)
• přejímání záznamů - též často využíváno,
• skenování, OCR, ICR - experimenty v poslední době.

Lokální podmínky

Před zahájením retrospektivní konverze je třeba na podkladě obecných znalostí zhodnotit lokální situaci, potřeby a možnosti

Kvalita katalogu

S ohledem na popisné i soupisné údaje (jmenné i věcné)

1. vysoká,
2. průměrná,
3. nízká.

Pokrytí katalogu

1. jazyk, písmo,
2. geografické pokrytí,
3. časový úsek.

Národní bibliografie

1. ve strojem čitelné podobě,
2. tištěná - vysoká kvalita, dlouhé časové pokrytí,
3. tištěná - vysoká kvalita, krátké časové pokrytí,
4. tištěná - nízká kvalita, dlouhé časové pokrytí,
5. tištěná - nízká kvalita, krátké časové pokrytí,
6. kombinace 1.-5.,
7. neexistuje.

Zdroje pracovních sil

1. nedostatek,
2. dostatek,
3. přebytek.

Finanční zabezpečení retrospektivní konverze - dostupnost

1. okamžitě a najednou je dostupný celý potřebný objem finančních prostředků,
2. potřebný objem finančních prostředků je zajištěn, ale bude dostupný v budoucnosti a/nebo po částech,
3. potřebný objem finančních prostředků není zajištěn, ale je přislíben pro blízkou/vzdálenou budoucnost,
4. potřebný objem finančních prostředků není dostupný a v blízké budoucnosti není reálná naděje na jeho získání.

Finanční zabezpečení

1. předem nejsou dány žádné limity a podmínky,
2. je snadné získat prostředky (granty) na HW a SW, ale je obtížné získat prostředky na lidské zdroje,
3. je snadné získat prostředky na lidské zdroje (nebo je možné je uvolnit v knihovně), ale je obtížné získat prostředky na HW a SW.

Standardy

• obtížné rozhodování o zásadních změnách,
• nejsou-li jasné standardy - komplikace retrospektivní konverze, nejistý výsledek, riziko nutných změn v budoucnosti (u velkých objemů dat - problém).

Mezinárodní kontext (křižovatka nebo kruhový objezd?)

ČR - schválené standardy (1994)

• výměnným formátem pro souborný katalog CASLIN je UNIMARC,
• závaznými pravidly pro souborný katalog CASLIN jsou AACR2R,
• pro souborný katalog CASLIN jsou závazná doporučení ISBD,
• pro souborný katalog CASLIN jsou závazné vybrané znaky MDT,
• NK - MDT-MRF, LCSH (1999).

Obecné úvahy - pravidla pro jmenné zpracování

1. AACR2,
2. národní - plánován přechod na mezinárodní,
3. národní - snaha zachovat, neplánován přechod na mezinárodní.

Autority (forma)

1. AACR2R - anglická verze,
2. AACR2R - forma ano, ale národní verze,
3. národní - plánován přechod na 1,
4. národní - plánován přechod na 2,
5. národní - snaha zachovat, změna není plánována,
6. neexistují.

Výměnný (interní) formát

1. USMARC,
2. založen na USMARCu,
3. UNIMARC,
4. založen na UNIMARCu,
5. národní - plán přejít na 1., 2.,
6. národní - plán přejít 3., 4.,
7. národní - snaha zachovat, neplánován přechod na mezinárodní formát.

Klasifikace

1. DDC,
2. LCC,
3. UDC (MDT),
4. národní - plán přejít na 1., 2., 3.,
5. národní - snaha zachovat, změna není plánována,
6. neexistuje.

Předmětová hesla

1. LCSH - anglická verze,
2. LCSH - národní verze,
3. národní předmětová hesla - plán přejít na 1., 2.,
4. národní předmětová hesla - snaha zachovat, změna není plánována,
5. neexistují.

Popis vícesvazkových dokumentů

1. jeden souborný záznam pro všechny svazky,
2. samostatný záznam pro každý svazek,
3. nezávislé záznamy pro soubor i jednotlivé části,
4. vzájemně propojené záznamy pro soubor a jednotlivé části.

Historie - svět

• USA - počátek - 60., 70. léta,
• 1969: LC - Retrospective Conversion (RECON) Pilot Project,
• začátek 70. let: Cooperative MARC Project. Podcenění důležitosti retrospektivní konverze, nedostatek financí, nedostatek koordinace - multiplicitní retrospektivní konverze týchž záznamů = plýtvání
• konec 70. let, 80. léta - dodavatelé retrospektivní konverze "na klíč", konverze velkého množství záznamů, kritika neexistence národního programu a koordinace, význam báze dat OCLC, RLG, WLN - sdílení hotových záznamů.

Historie - svět

Léta: rozvoj, řada velkých projektů (Anglie, Francie, Německo, severské země, obrovské investice, priorita v souvislosti s otevřením nových knihoven), vysoká frekvence v odborném tisku, konec 80. let: Doporučení Rady Evropy pro retrospektivní konverzi - 1989, 1990 IFLA Journal - monotematické číslo věnované retrospektivní konverzi, slabá koordinace, množství multiplicitních záznamů, různé standardy, problém přebírání hotových záznamů.

Kooperace

Při retrospektivní konverzi je kooperace a koordinace mimořádně důležitá, nedostatek kooperace vede k tvorbě du/multiplicitních záznamů týchž dokumentů, plýtvání finančními prostředky a zahlcení souborného katalogu du/multiplicitními záznamy, jejichž odstraňování a/nebo obtížná práce s nimi vyvolávají další zbytečné náklady.

Kooperace a standardizace

Z hlediska kooperace jsou nejdražší "levně" pořízené záznamy jednotlivých knihoven, které neodpovídají standardům.

Standardy v ČR

• k dispozici od zahájení retrospektivní konverze,
• není ve světě běžné,
• záznam pro souborný katalog.

Kooperace

• v rámci jedné knihovny,
• regionální úroveň,
• oborová úroveň,
• národní úroveň,
• mezinárodní úroveň.

Kooperace v rámci jedné knihovny

Není samozřejmostí zejména ve velkých knihovnách, v nichž existuje řada útvarů včetně specializovaných, které mají větši či menší míru nezávislosti. Před zahájením retrospektivní konverze kteréhokoli katalogu je třeba:

• posoudit s ohledem na retrospektivní konverzi všechny katalogy knihovny,
• stanovit, co je v jednotlivých katalozích unikátní a co je společné s ostatními,
• stanovit priority,
• zajistit dobrou koordinaci s ohledem na omezení du/multiplicit.

Kooperace na regionální úrovni

• unikátní dokumenty publikované v/o regionu,
• důležitá úvodní analýza co/kde je k dispozici,
• kooperace, koordinace, společné využití výsledků,
• standardy,
• užitečnost fungujícího souborného katalogu.

Kooperace na oborové úrovni

• knihovny sloužící stejné/podobné skupině uživatelů (lékařské knihovny, technické knihovny atd., ale též např. univerzitní knihovny - kooperace při retrospektivní konverzi po oborové linii - USA, GB),
• důležitá úvodní analýza co/kde je k dispozici,
• kooperace, koordinace, společné využití výsledků,
• standardy,
• užitečnost fungujícího souborného katalogu.

Kooperace na národní úrovni

• nejefektivnější pro univerzální knihovny,
• převaha národní produkce - využití národní bibliografie,
• disciplína - při podobných fondech vysoké riziko du/multiplicitní retrospektivní konverze záznamů týchž dokumentů,
• důležitá úvodní analýza co/kde je k dispozici, co lze nabídnout/využít,
• kooperace, koordinace, společné využití výsledků,
• standardy,
• užitečnost fungujícího souborného katalogu.

Kooperace na mezinárodní úrovni

• nejefektivnější na "jazykové/teritoriální" nebo "oborové" úrovni,
• důležitá analýza, kde přebírání záznamů je/není efektivní - problém nutnosti velkých dodatečných úprav a/nebo existence mnoha "hromádek" - obtížný management,
• disciplína - někdy se vyplatí počkat (příklad: využití záznamů ČNB v knihovnách v USA - náprava důsledků konverze OCLC),
• kooperace, koordinace, společné využití výsledků,
• standardy,
• užitečnost fungujícího souborného katalogu.

Fundraising

• retrospektivní konverze je velmi drahá,
• u slabých ekonomik nedostatečné rozpočty knihoven - retrospektivní konverze se "nevejde",
• hlubší kořeny - nízká priorita (USA, GB, Francie - "vlajková loď"),
• nedostatek lokálních sponzorů.

Zdroje

1. rozpočet knihovny (obtížné pokrýt z omezeného rozpočtu, možnost žádat o dodatečné účelové prostředky),
2. lokální financování (ministerstvo, vláda, parlament, nevládní organizace, grantové programy a agentury),
3. zahraniční sponzoři (pouze pro zahájení, ne kontinuální podpora, požadavek na matching fund, působení pouze v některých zemích, různá kritéria),
4. kombinace 1., 2., 3.

Rozpočet knihovny

Ideální řešení, ale

• téměř nemožné najít potřebné prostředky v omezeném rozpočtu na zahájení projektu,
• možnost začít díky jiným zdrojům, ale později je třeba počítat s dopadem na rozpočet instituce - projekt je třeba nejen zahájit, ale též dokončit,
• je třeba uvažovat realisticky a nezahajovat příliš mnoho projektů a/nebo projekty příliš náročné.

Lokální financování

• ministerstva, vláda, parlament (nízká priorita),
• lokální sponzoři a nadace.

Obtížné přesvědčit, ale není nereálné

• atraktivní materiály a "dárky" - zasílání při různých příležitostech a opakovaně (příklady NK: skládačka informující o projektech, ČNB s daty z projektu RETROCON),
• pozvání k prezentaci výsledků při úspěšném dokončení jednotlivých projektů/etap (HP - plakát, informace na darovaných PC, desky),
• TV, rozhlas, tiskové konference, kongresy a konference,
• publikační činnost -- nejen odborné časopisy (Infocus, i', Národní knihovna, Reflex, Xantypa).

Lokální financování

Je nutná

• trpělivost - často nutné čekat řadu let (nejen naše, ale i zahraniční zkušenost) , vazba na národní makroekonomickou situaci,
• kontinuální podpora - speciální regionální, resortní, nebo národní grantové programy - jejich "probojování" může trvat řadu let a jsou "křehké" - nutnost permanentního nasazení knihovníků (VaV, RISK, VISK).

Zahraniční sponzoři

• zahraniční sponzoři působící v našem regionu,
• podmínky,
• dostupný finanční objem.

Zahraniční sponzoři

• OSI-RLP,NLP, Andrew W. Mellon Foundation, OCLC, EC, atd.),
• počítačové firmy (HP, Digital, IBM atd.),
• další.

Zahraniční sponzoři

• EC - retrospektivní konverze katalogů byla prioritou před 10 lety, dnes jiné priority,
• OCLC - ochota sponzorovat "vlastní" projekty v našem regionu, pro nás drahé,
• Mellonova nadace - podpora pro začátek, NK v roce 1994, dnes posun aktivit do jiných regionů.

Zahraniční sponzoři

OSI-Network Library Program - kritéria:

• Matching fund,
• podpora instituce i zřizovatele,
• schopnost (záruka) projekt nejen zahájit, ale i dokončit,
• odpovídající odhad potřebných finančních prostředků i času,
• schopnost podělit se o výsledky projektu (NK - konference, 2x organizace semináře o RETROKON).

NLP - Library Automation Questions

1. Does the data meet international standards for information exchange? These include standards for both content and record format, such as cataloguing rules, MARC formats, and the handling og multi-language character sets.
2. Will the project contribute towards shared cataloguing databases of domestic language materials on a national and international basis, to minimize the duplication of resources and to foster data exchange?
3. Is retrospective conversion of major research collection in the region, such as national bibliographies and specialized subject collections, a high priority? Will such data form the core of shared cataloguing system?
4. Will the bibliographic records contribute to shared cataloguing databases and be made available for other libraries to use as a basis for their cataloguing?
5. Will any database created be made available to the international community without charge on the international computing networks?
6. ... (Not applicable for retrospective conversion.)
7. Will the institutions receiving funds for automation serve as showcase sites for other institutions in the region?

Fundraising - podmínky

• psaní kvalitních projektů,
• management projektů (v českém legislativním a finančním prostředí velmi obtížné),
• psaní zpráv (plnění úkolů, rozbory hospodaření s financemi),
• příprava různých materiálů, publikační a přednášková činnost, prezentace výsledků,
• jednání se sponzory,
• jednání s médii,
• nová agenda - časově náročná, ale pro retrospektivní konverzi "životně" důležitá.

Základní literatura (k dispozici ve studovně OK NK ČR)

• Retrospective conversion: A practical guide for libraries / by Jane Beaumont and Joseph P. Cox. - London: Meckler, 1989. - 198 s.
• [Série článků věnovaná retrospektivní konverzi - monotematické číslo] / IFLA Journal. - 16, č. 1 (1990), s. 27-142

NAHORU