Závěrečná zpráva za rok 2002

Předkládá:
Dr. Vojtěch Balík, ředitel NK ČR

Zpracovali:
Dr. Bohdana Stoklasová, hlavní řešitelka projektu
Dr. Jaroslava Jeřábková, spoluřešitelka projektu
Ing. Miroslav Bareš, spoluřešitel projektu

Praha, listopad 2002

A Konstatační část

A.1 Rešerše

Angličtina:

• Czech books published in the 20th century / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková. – 1. vyd. – Prague : National Library of the Czech Republic, 2000. – 29 s. + 1 CD-ROM
• Retrospective conversion in Czech Republic / Bohdana Stoklasová // Library automation in transitional societies : lesson from Eastern Europe. – New York, Oxford : Oxford University Press, 2000. – s. 196-218
• Retrospective conversion in Czech libraries : an overview / Bohdana Stoklasová

• National bibliography of a small country in international context Bohdana Stoklasová, Marie Balíková : [referát pro mezinárodní konferenci IFLA '2000, Jeruzalém, srpen2000, připraveno k publikování v materiálech IFLA]
• Cooperative cataloging and retrospective conversion in Czech Libraries / Bohdana Stoklasová : [referát pro mezinárodní konferenci LIBER '99, Praha, červenec 1999]. – 10 s.
• Before you start retrospective conversion / Bohdana Stoklasová. – Praha : Národní knihovna České republiky, 1998. – nestr.
• Retrospective conversion at the National Library of the Czech Republic / Bohdana Stoklasová // 26. ABDOS-Tagung : Referate und Beiträge. – Band 22 (1997), s. 134-141
• Retrospective conversion in Czech libraries / Bohdana Stoklasová, Miroslav Bareš // International conference on library automation in Central and Eastern Europe. – Luxembourg : European Commission, 1997. – s. 195-206.
• Retrospective conversion in Czech libraries / Bohdana Stoklasová, Miroslav Bareš. – Praha : Národní knihovna České republiky, 1995. – 39 s.

Čeština:

• Zpřístupnění fondů velkých českých knihoven. Národní knihovna ČR : Zpráva za rok 2002 / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková, Miroslav Bareš. -- Praha : Národní knihovna České republiky, 2002. -- 14 s.
• Zpřístupnění fondů velkých českých knihoven. Národní knihovna ČR : Zpráva za rok 2001 / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková, Miroslav Bareš. -- Praha : Národní knihovna České republiky, 2001. -- 14 s.
• Retrospektivní konverze v českých knihovnách : přehled / Bohdana Stoklasová
• České knihy 20. století / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková // Národní knihovna. – Roč. 11, č. 5-6 (2000), s. 207-211
• České knihy 20. století / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková. – 1. vyd. – Praha : Národní knihovna České republiky, 2000. -- 29 s.
• Výsledky kooperačních projektů NK ČR, MZK a státních vědeckých knihoven. 1. díl / Bohdana Stoklasová // Čtenář. - Roč. 50, č. 5 (1998), s. 132-135
• Retrospektivní konverze katalogů Národní knihovny České republiky / Bohdana Stoklasová // Národní knihovna. - Roč. 8, č. 3 (1997), s. 111-116
• Retrospektivní konverze hlavních katalogů Národní knihovny v Praze : metoda, priority, finanční, personální a časové aspekty / Bohdana Stoklasová // INFOS '95. – Bratislava : Spolok slovenských knihovníkov, 1995. -- s. 67-75
• Retrospektivní konverze katalogů (nejen) v Národní knihovně České republiky / Bohdana Stoklasová // Infocus. – Roč. 1, č. 9 (1995), s. 222-224, 233-234
• Spolupráce českých knihoven při retrokonverzi katalogů / Bohdana Stoklasová // U nás. – Roč. 5, č. 3 (1995), s. 103-107

A.2 Současný stav ve světě a v ČR

Pro retrospektivní konverzi lístkových katalogů a tištěných bibliografií vyvinula firma Comdat na podkladě analýz a funkčního zadání pracovníků NK ČR speciální technologii RETROKON, která je založena na špičkovém technickém i programovém vybavení. Díky své modernosti, komplexnosti a zároveň modulárnosti a možnosti snadných, finančně dostupných modifikací obecného "jádra" představuje dnes technologie RETROKON aplikovaná a rozvíjená v tomto projektu bez nadsázky světovou špičku. Svědčí o tom nejen zahraniční reference a časté zahraniční návštěvy, které přijíždějí do NK právě kvůli retrospektivní konverzi, ale i zájem pořadatelů mezinárodních konferencí a seminářů o referát o technologii RETROKON.

Kromě základních funkčních modulů (skenování, přepis, strukturování) byly postupně vyvinuty moduly pro zpřístupnění naskenovaných katalogů na internetu včetně možnosti objednávání z naskenovaných katalogů a informační systém pro retrospektivní konverzi. Možnost zpřístupnění na internetu významně rozšiřuje využitelnost naskenovaných katalogů, informační systém je nezbytnou podmínkou efektivního managementu projektů retrospektivní konverze velkých institucí. V roce 2001 a 2002 došlo ke zdokonalení jádra informačního systému pro retrospektivní konverzi tak, aby informační systém byl schopen sloužit potřebám všech českých knihoven a stal se účinným nástrojem koordinace a kooperace českých knihoven v oblasti retrospektivní konverze. Řešení problému srovnatelných parametrů na světě neexistuje.

A.3 Cíl

Hlavní cíle projektu pro rok 2002 v NK byly v roce 1999 stanoveny takto:

Koordinace retrospektivní konverze zahraničních dokumentů v návaznosti na míru využití těchto fondů v jednotlivých knihovnách, vývoj a otestování nástroje pro zmapování, roztřídění a "vypletí" fondů, které je základní podmínkou efektivní retrospektivní konverze. Pro tento účel je třeba vyvinout spolehlivý nástroj s uživatelsky vlídným rozhraním – jeho využití pro selekci záznamů pro retrospektivní konverzi i pro vlastní "vypletí" fondů knihoven předpokládá nasazení v různých útvarech knihoven různé velikosti i zaměření. Předpokladem úspěšné realizace těchto cílů a racionálního řízení retrospektivní konverze je vývoj, otestování a plné zprovoznění komplexního informačního systému vyvinutého speciálně pro retrospektivní konverzi (RIS).

V roce 2002 měly být v NK prakticky realizovány tyto činnosti:

1. Analytické a programátorské práce na vývoji SW pro mapování a třídění fondů českých knihoven – pokračování
2. Nasazení SW pro mapování a třídění fondů v poloprovozním měřítku v NK

Způsob plnění obou cílů přináší následující analytická část zprávy.

B Analytická část

B.1 Vlastní řešení

1. Analytické a programátorské práce na vývoji SW pro mapování a třídění fondů českých knihoven – pokračování

V pokračování vývoje SW pro mapování a třídění fondů českých knihoven byla vyvinuta nová verze programu RIS [informační systém pro retrospektivní konverzi]2.1. Nová verze programu umožňuje prohlížení výsledků zpracování záznamů v jednotlivých fázích včetně grafických výstupů.

Grafické vyjádření statistického vyhodnocení zpracované dávky:

Porovnávání zpracovaných, tj. přepsaných a strukturovaných záznamů oproti vstupním záznamům:

Převod zpracované/uzavřené dávky do další fáze retrospektivní konverze včetně změny pracovníka:

Historie/postup zpracovávání dané dávky:

Další novou funkcí vyvinutou ve verzi RIS 2.1 je příprava souboru (v řádkovém formátu UNIMARC) pro přímý import výsledků retrospektivní konverze do knihovnického systému ALEPH.

Výsledky jsou pak přeneseny a prezentovány v prostředí informačního systému NRIS [národní informační systém pro retrospektivní konverzi] na internetu. Systém je přístupný na adrese https://nprk.nkp.cz.

Záznam na konci procesu retrospektivní konverze, převzatý systémem RIS a zpřístupnění uživatelům/knihovníkům ještě před importem do automatizovaného knihovního systému prostřednictvím systému NRIS na internetu:

NRIS zároveň umožňuje přednostní objednání retrospektivní konverze těch záznamů, které dosud nebyly do retrospektivní konverze zařazeny a také přináší informace o záznamech, které byly z retrospektivní konverze trvale vyřazeny.

Možnost objednání přednostní retrospektivní konverze tohoto záznamu a jeho zaslání příslušné knihovně (testovací režim pouze pro katalog NK ČR):

Údaje o jednotlivém záznamu v rámci celého katalogu:

Zároveň přináší informace o postupu retrokonverze v knihovnách, které jsou v rámci systému přístupné.

Knihovny přístupné v systému, propojení s NPRK:

Statistické údaje o retrospektivní konverzi katalogů NK ČR:

Statistické údaje o jednotlivé zásuvce generálního katalogu NK ČR, který je v procesu retrospektivní konverze:

2. Nasazení SW pro mapování a třídění fondů v poloprovozním měřítku v NK
Nasazení SW v poloprovozním měřítku vytvořilo nové požadavky na funkce systému RIS. Mezi nejvýznamnější patří požadavek slučování a rozpojování záznamů v obrazové podobě. Pro tento účel byla vyvinuta zvláštní transakční komponenta jejíž základní uživatelská interpretace je zřejmá z obrázku.

Transakční komponenta:

Transakční komponenta pracující na serveru systému řídí slučování a rozpojování záznamů v obrazové podobě včetně přenosu atributů jednotlivých záznamů. Při procesu musí být zajištěna konzistence informací pořízených k záznamům (příznaky), které zajišťují třídění v návaznosti na kriteria pro doplňování Bibliografického katalogu a mapování fondů českých knihoven.

V průběhu nasazení do poloprovozního režimu se ukázala jako nutná výměna zobrazovače záznamů s cílem zajistit vyšší spolehlivost a kvalitu zobrazování naskenovaných záznamů. Tento požadavek si vyžádal zásadní zásah do struktury systému RIS, protože zobrazovač záznamů je vázán na všechny důležité funkce systému.

Nová podoba zobrazovače:

V rámci poloprovozního režimu byla dále implementována řada změn, které vyplynuly z požadavku uživatelů na funkci systému a činnost uživatelského rozhranní.

B.2 Přínos řešitele

Výsledkem letošní etapy řešení je další zdokonalení systému RIS. Systém je nyní využitelný nejen v NK, ale v kterékoli další knihovně. Modularita řešení umožňuje jeho relativně snadné úpravy pro potřeby dalších institucí. NK již měla možnost na řadě velkých projektů odzkoušet, o jak silný nástroj pro management retrospektivní konverze se jedná. Jen díky němu může NK postupovat při retrospektivní konverzi svých katalogů rychle a efektivně. Nástroj je nyní k dispozici i pro ostatní knihovny.

V návaznosti na NRIS, který je přístupný i pro vzdálené uživatele prostřednictvím internetu, podstatně přispívá k eliminaci duplicitních a multiplicitních převodů týchž záznamů, zpřístupňuje informace o průběhu retrokonverze v knihovnách a umožňuje efektivně řídit retrospektivní konverzi na národní úrovni.

Zásadním způsobem byly transformovány webové stránky projektu RETROKON.

B.3 Posun znalostí

Řešení navržené a otestované v rámci projektu v jeho etapě v roce 2002 obohacuje technologii RETROKON, která již ve své základní podobě (skenování, přepis, strukturování záznamů) představovala i v mezinárodním kontextu špičkové řešení, o novou dimenzi zejména v oblasti řízení retrospektivní konverze v institucionálním i celonárodním měřítku. Protože jde o unikátní, ve světě dosud neexistující řešení, znamenají výsledky řešení dosažené v roce 2002 zcela zásadní posun znalostí v této oblasti v národním i mezinárodním měřítku.

C Návrhová část

C.1 Výsledky řešení

Výsledky řešení plně odpovídají cílům stanoveným v projektu v roce 1999:

Koordinace retrospektivní konverze zahraničních dokumentů v návaznosti na míru využití těchto fondů v jednotlivých knihovnách, vývoj a otestování nástroje pro zmapování, roztřídění a “vypletí ” fondů, které je základní podmínkou efektivní retrospektivní konverze. Pro tento účel je třeba vyvinout spolehlivý nástroj s uživatelsky vlídným rozhraním – jeho využití pro selekci záznamů pro retrospektivní konverzi i pro vlastní "vypletí" fondů knihoven předpokládá nasazení v různých útvarech knihoven různé velikosti i zaměření. Předpokladem úspěšné realizace těchto cílů a racionálního řízení retrospektivní konverze je vývoj, otestování a plné zprovoznění komplexního informačního systému vyvinutého speciálně pro retrospektivní konverzi (RIS).

V roce 2002 měly být v NK prakticky realizovány tyto činnosti:

1. Analytické a programátorské práce na vývoji SW pro mapování a třídění fondů českých knihoven – pokračování
2. Nasazení SW pro mapování a třídění fondů v poloprovozním měřítku v NK

C.2 Závěr

Kombinace systému RIS a celonárodního informačního systému pro retrospektivní konverzi NRIS umožňuje Národní knihovně ČR i dalším českým knihovnám řídit i provádět retrospektivní konverzi katalogů rychle, efektivně a bez zbytečných duplicit.

NRIS poskytuje přehled o stavu retrospektivní konverze v jednotlivých knihovnách i o jejich plánech do budoucna. Tyto informace jsou důležité pro racionální využívání finančních prostředků i lidských zdrojů v oblasti retrospektivní konverze.

Vzhledem k tomu, že řada velkých českých knihoven již má nebo brzy bude mít naskenované své katalogy, nabývá na významu jednotný nástroj pro jejich zpřístupnění, který mají české knihovny díky řešení tohoto projektu k dispozici.

C.3 Návrhy opatření

Pro zajištění plynulého pokračování projektu a jeho dokončení je nezbytná realizace následujících opatření:

• Zajištění dalšího financování projektu v NK (formou pokračujícího grantu VaV) do roku 2004
• Finanční zajištění pokračování projektu i v dalších kooperujících knihovnách (v roce 2003 především ve VK v Olomouci)
• Zajištění provozních aplikací výsledků projektu v rámci VISK 5
• Stabilní personální zajištění projektu ve všech zúčastněných knihovnách
• Postupné posílení technického vybavení zúčastněných knihoven v souvislosti s potřebami projektu
• Včasné přidělení finančních prostředků

D Použití finančních prostředků

D.1 Tabulky a komentář

2.1.0 Nákup materiálu
Položka materiál (původní částka 20.000 Kč, posílená částka 61.000 Kč) byla posílena o 6.000 Kč z pojistného (zdůvodnění viz Pojistné) a o 35.000 z cestovného (zdůvodnění viz Domácí cestovné a Zahraniční cestovné). Položka materiál byla prozatím čerpána na nákup pásek pro archivaci dat a na nákup běžných kancelářských potřeb. Zbylé prostředky budou vynaloženy na obnovu výpočetní techniky pro účely projektu.

2.2.0 Nákup služeb
Položka služby (částka 700.000 Kč) byla čerpána především na analytické a programátorské práce na vývoji SW a nasazení SW v poloprovozním měřítku v NK. Dále byla čerpána na transformaci webových stránek projektu RETROKON. Čerpání na této položce bylo překročeno o 7.081 Kč. Tyto prostředky byly uhrazeny z rozpočtu NK.

2.3.1 Domácí cestovné
Položka (částka 5.000 Kč) měla být čerpána na cesty pracovníků NK do MZK v Brně a VK v Olomouci. K setkání pracovníků uvedených institucí a projednání věcí souvisejících s projektem Zpřístupnění fondů… docházelo na konferencích, seminářích a pracovních poradách věnovaných řešení jiných grantových projektů (především Jednotná informační brána a Souborný katalog), proto již cesty pracovníků NK do MZK v Brně a VK v Olomouci nebyly nutné. Ušetřené prostředky byly převedeny do položky Nákup materiálu.

2.3.2 Zahraniční cestovné
Položka (částka 30.000 Kč) měla být čerpána na prezentaci výsledků projektu na zahraničních konferencích. K čerpání položky nedošlo. Hlavním důvodem je nepochybně skutečnost, že retrospektivní konverze katalogů patří k tematickým okruhům, které jsou na program významných mezinárodních konferencí zařazovány jen výjimečně, neboť jde o oblast, kterou mají vyspělé země se silnou ekonomikou většinou vyřešenou, ostatním na ni naopak chybí finanční prostředky. NK navrhla pro konferenci IFLA 2002 v Glasgow příspěvek obsahující pasáž o retrospektivní konverzi a příspěvek o vztahu českých národních bibliografických agentur, nakladatelů a distributorů. Programový výbor zvolil jednomyslně druhý příspěvek, který lépe korespondoval s programovými okruhy konference. Ušetřené prostředky byly převedeny do položky Nákup materiálu.

3.2.0 Ostatní osobní výdaje
Položka (částka 18.000 Kč) byla čerpána na aplikaci metody konspektu v NK a přípravu anglické verze www stránek konspektu. Aplikace této metody je důležitá s ohledem na stanovení priorit retrospektivní konverze a optimalizaci nasazení informačního systému, anglická verze je nezbytná nejen pro prezentaci projektu v zahraničí, ale i pro možnost posouzení naší aplikace konspektu zahraničními lektory.

Pojistné (částka 6.000 Kč) nebylo čerpáno, protože práce byly rozloženy mezi vice pracovníků a prováděny formou dohody o provedení práce namísto původně plánované dohody o činnosti. Ušetřené prostředky byly převedeny do položky Nákup

E Resumé a klíčová slova

E.1 Resumé a klíčová slova v češtině

Resumé:

Klíčem k širokému zpřístupnění fondů knihoven je retrospektivní konverze jejich katalogů. Retrospektivní konverze katalogů všech českých knihoven by vyžadovala stovky miliónů Kč. Protože vždy bude k dispozici jen malý zlomek této částky, je třeba prostředky, které jsou k dispozici, využít co nejefektivněji. Důležitá je zejména eliminace du(multi)plicitního převodu záznamů týchž dokumentů a správná volba priorit. Nejvyšší prioritu by měly mít katalogy těch knihoven, jejichž fondy mají stěžejní význam pro meziknihovní výpůjční službu a/nebo záchranu národního kulturního dědictví a v nichž byla tradičně vysoká kvalita katalogizace. NK, MZK a SVKOL splňují všechna uvedená kriteria. Cílem společně předkládaných projektů je rychlé a efektivní zpřístupnění katalogů všech tří knihoven formou účinné kooperace, založené na jednotné technologii a podpořené komplexním informačním systémem.

Klíčová slova:
Retrospektivní konverze * knihovní fondy * Národní knihovna České republiky * management velkých objemů dat * informační systémy

E.2 Abstract and key words in English

Abstract:

One of the basic conditions of ”open” libraries is to make their catalogues, which represent the keys to their collections, widely available. Retrospective conversion of catalogues describing collections of different Czech libraries would require the amount of money that will never be available. The less money we have, the better should be agreement on our priorities. The first candidates for allocation of funding available for retrospective conversion should be the libraries that have collections of key importance for ILL and/or protecting the national cultural heritage. They should also have traditionally a high level of cataloguing expertise. The National Library of the Czech Republic, the Moravian Library in Brno and the State Research Library in Olomouc meet all these demands. The goal of their agreed-upon project is making their catalogues widely available. They will develop and use the same technology.

Key words:
Retrospective conversion of catalogues * library collections * management of large data files * information management systems

11. listopadu 2002
Dr. Vojtěch Balík, ředitel NK
Dr. Bohdana Stoklasová, hlavní řešitelka