Závěrečná zpráva za rok 2003

Předkládá:
Dr. Vojtěch Balík, ředitel NK ČR

Zpracovali:
Dr. Bohdana Stoklasová, hlavní řešitelka projektu
Dr. Jaroslava Jeřábková, spoluřešitelka projektu
Ing. Miroslav Bareš, spoluřešitel projektu

A Konstatační část

A.1 Rešerše

Angličtina:

• Czech books published in the 20th century / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková. – 1. vyd. – Prague : National Library of the Czech Republic, 2000. – 29 s. + 1 CD-ROM
• Retrospective conversion in Czech Republic / Bohdana Stoklasová // Library automation in transitional societies : lesson from Eastern Europe. – New York, Oxford : Oxford University Press, 2000. – s. 196-218
• Retrospective conversion in Czech libraries : an overview / Bohdana Stoklasová <https://nkp.2b.cz/retrokon/zobraz.phtml?lang=en&co=prehled.phtml>
• National bibliography of a small country in international context / Bohdana Stoklasová, Marie Balíková : [referát pro mezinárodní konferenci IFLA’2000, Jeruzalém, srpen2000, připraveno k publikování v materiálech IFLA]. -- <https://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/093-123e.htm>
• Cooperative cataloging and retrospective conversion in Czech Libraries / Bohdana Stoklasová : [referát pro mezinárodní konferenci LIBER’99, Praha, červenec 1999]. – 10 s.
• Before you start retrospective conversion / Bohdana Stoklasová. – Praha : Národní knihovna České republiky, 1998. – nestr.
• Retrospective conversion at the National Library of the Czech Republic / Bohdana Stoklasová // 26. ABDOS-Tagung : Referate und Beiträge. – Band 22 (1997), s. 134-141
• Retrospective conversion in Czech libraries / Bohdana Stoklasová, Miroslav Bareš // International conference on library automation in Central and Eastern Europe. – Luxembourg : European Commission, 1997. – s. 195-206.
• Retrospective conversion in Czech libraries / Bohdana Stoklasová, Miroslav Bareš. – Praha : Národní knihovna České republiky, 1995. – 39 s.

Čeština:

• Zpřístupnění fondů velkých českých knihoven. Národní knihovna ČR : Zpráva za rok 2002 / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková, Miroslav Bareš. -- Praha : Národní knihovna České republiky, 2003. -- 19 s.
• Zpřístupnění fondů velkých českých knihoven. Národní knihovna ČR : Zpráva za rok 2002 / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková, Miroslav Bareš. -- Praha : Národní knihovna České republiky, 2002. -- 14 s.
• Zpřístupnění fondů velkých českých knihoven. Národní knihovna ČR : Zpráva za rok 2001 / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková, Miroslav Bareš. -- Praha : Národní knihovna České republiky, 2001. -- 14 s.
• Retrospektivní konverze v českých knihovnách : přehled / Bohdana Stoklasová <https://nkp.2b.cz/retrokon/zobraz.phtml?lang=cz&co=prehled.phtml>
• České knihy 20. století / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková // Národní knihovna. – Roč. 11, č. 5-6 (2000), s. 207-211
• České knihy 20. století / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková. – 1. vyd. – Praha : Národní knihovna České republiky, 2000. -- 29 s.
• Výsledky kooperačních projektů NK ČR, MZK a státních vědeckých knihoven. 1. díl / Bohdana Stoklasová // Čtenář. - Roč. 50, č. 5 (1998), s. 132-135
• Retrospektivní konverze katalogů Národní knihovny České republiky / Bohdana Stoklasová // Národní knihovna. – Roč. 8, č. 3 (1997), s. 111-116 [https://www.nkp.cz/externi_3/externi2/standard/RETROKON/retro.htm]
• Retrospektivní konverze hlavních katalogů Národní knihovny v Praze : metoda, priority, finanční, personální a časové aspekty / Bohdana Stoklasová // INFOS ´95. – Bratislava : Spolok slovenských knihovníkov, 1995. -- s. 67-75
• Retrospektivní konverze katalogů (nejen) v Národní knihovně České republiky / Bohdana Stoklasová // Infocus. – Roč. 1, č. 9 (1995), s. 222-224, 233-234
• Spolupráce českých knihoven při retrokonverzi katalogů / Bohdana Stoklasová // U nás. – Roč. 5, č. 3 (1995), s. 103-107

A.2 Současný stav ve světě a v ČR

Pro retrospektivní konverzi lístkových katalogů a tištěných bibliografií vyvinula firma Comdat na podkladě analýz a funkčního zadání pracovníků NK ČR speciální technologii RETROKON, která je založena na špičkovém technickém i programovém vybavení. Díky své modernosti, komplexnosti a zároveň modulárnosti a možnosti relativně snadných, finančně dostupných modifikací obecného „jádra“ představuje dnes technologie RETROKON aplikovaná a rozvíjená v tomto projektu bez nadsázky světovou špičku. Svědčí o tom zahraniční reference a časté zahraniční návštěvy, které přijíždějí do NK právě kvůli retrospektivní konverzi.

Kromě základních funkčních modulů (skenování, přepis, strukturování) byly postupně vyvinuty moduly pro zpřístupnění naskenovaných katalogů na internetu včetně možnosti objednávání z naskenovaných katalogů a informační systém pro retrospektivní konverzi. Možnost zpřístupnění na internetu významně rozšiřuje využitelnost naskenovaných katalogů, které jsou a s ohledem na pomalý postup úplné retrospektivní konverze katalogů velkých českých knihoven ještě dlouho budou v ČR hojně využívány. Informační systém je nezbytnou podmínkou efektivního managementu projektů retrospektivní konverze velkých institucí. V roce 2001, 2002 a 2003 došlo ke zdokonalení jádra informačního systému pro retrospektivní konverzi tak, aby informační systém byl schopen sloužit potřebám všech českých knihoven a stal se účinným nástrojem koordinace a kooperace českých knihoven v oblasti retrospektivní konverze. Řešení problému srovnatelných parametrů na světě neexistuje.

A.3 Cíl

Hlavní cíle projektu pro rok 2003 v NK byly v roce 1999 stanoveny takto:

Koordinace retrospektivní konverze zahraničních dokumentů v návaznosti na míru využití těchto fondů v jednotlivých knihovnách, vývoj a otestování nástroje pro zmapování, roztřídění a „vypletí“ fondů, které je základní podmínkou efektivní retrospektivní konverze. Pro tento účel je třeba vyvinout spolehlivý nástroj s uživatelsky vlídným rozhraním – jeho využití pro selekci záznamů pro retrospektivní konverzi i pro vlastní „vypletí“ fondů knihoven předpokládá nasazení v různých útvarech knihoven různé velikosti i zaměření. Předpokladem úspěšné realizace těchto cílů a racionálního řízení retrospektivní konverze je vývoj, otestování a plné zprovoznění komplexního informačního systému vyvinutého speciálně pro retrospektivní konverzi (RIS).

V roce 2003 měly být v NK prakticky realizovány tyto činnosti:
1. Nasazení SW pro mapování a třídění fondů v provozním měřítku v NK

Způsob plnění tohoto cíle přináší následující analytická část zprávy.

B Analytická část

B.1 Vlastní řešení

1. Nasazení SW pro mapování a třídění fondů v provozním měřítku

V průběhu roku 2003 byl nasazen program RIS II v provozním měřítku. Toto nasazení vytvořilo nové požadavky na funkce a vlastnosti systému. Požadavky plynoucí z  nasazení byly analyzovány a implementovány ve třech verzích programového vybavení RIS II a to ve verzi 3.0, 3.1 a 3.2. Verze 3.0 byla implementována k 30.6.2003 a verze 3.1 k 15.10.2003. K 30.11. pak bude implementována verze 3.2. V rámci nasazení v provozním měřítku byl proveden přechod systému ze serverového operačního systému WIN NT4.0 na WIN2000.

Verze 3.0

Ve verzi 3.0 byla provedena zásadní revize a přeprogramování kontejnerové aplikace, ve které jsou spouštěny jednotlivé moduly klientské části systému RIS II. Výsledkem tohoto přepracování je zvýšení rychlosti a stability běhu modulů programu a optimalizace grafického rozhranní.

Kontejnerová aplikace KAPR:

V rámci přeprogramování byl vytvořen pilotní projekt pro účely ověření funkčnosti, rychlosti a připojení modulů. Na základě pilotního projektu byly následně v aplikaci provedeny změny kódu a nově vytvořena funkcionalita umožňující automatické zjišťování nainstalované verze klientské aplikace včetně up-date. Další podstatnou funkcí je automatická aktualizace systému, která nevyžaduje zásah uživatele a zajišťuje okamžitou instalaci oprav a nových verzí programu.

Vzhledem ke značnému zvýšení počtu uživatelů systému souvisejícím s nasazením v provozním měřítku vznikl požadavek na on-line uživatelskou nápovědu ve všech dostupných rozhranních systému, která byla implementována v této verzi.

On-line nápověda:

V rámci požadavků ze strany pracovníků řídících proces mapování a třídění fondů bylo provedeno výrazné zjemnění a zpřesnění filtrů pro výběr a třídění záznamů.

Okno definice vlastností filtru:

Definice filtru:

V praxi to znamená, že je možné kombinovat různá hlediska pro výběr záznamů pomocí všech tří operátorů (and, or, not).

Změna řazení záznamů je další významnou funkcí, která byla implementována. Tato funkce umožňuje uživateli snadno měnit abecední zařazení záznamu. Záznam může být přeřazen v rámci jedné zásuvky, dále pak v rámci různých zásuvek a různých skříní katalogu. Tato funkce je zvlášť významná pro katalogy, u nichž bylo provedeno skenování bez předchozí revize katalogů.

Změna řazení záznamů:

Vkládání záznamů do naskenovaného katalogu:

:

V případě vzniku dodatků, které nebyly skenovány v průběhu skenování katalogu, systém umožňuje dodatečné zařazení záznamu do libovolného místa v katalogu. Pořadí katalogů v systému lze měnit na úrovni uživatelské a nikoliv na úrovni programátorské, jak tomu bylo u minulých verzí. Dalším výrazným krokem pro zkvalitnění využití naskenovaných katalogů je možnost opravit, resp. upravit nepřesnosti,vzniklé při skenování či dotáhnout problémy, které prvotní SW při skenování nedovoloval. Jde o možnost spojování jednotlivých tifů do tzv. multipage tifů pro pokračovací lístkové záznamy.

Spojování záznamů:

A naopak možnost rozpojení chybně spojených multipage tifů na jednotlivé záznamy.

Rozpojování záznamů:

Verze 3.1

V této verzi byly realizovány změny objednávkového modulu systému RIS II s cílem zpřehlednění a jeho snadné konfigurace pro uživatele.

Konfigurace objednávkového systému:

Změny systému byly prováděny jak na serverové tak na klientské části systému.

Zásadní rozšíření systému přicházející s touto verzí je funkcionalita umožňující provádění změn a aktualizaci údajů v naskenovaných záznamech. Vzhledem ke změnám docházejícím u katalogizačních záznamů zvláště pak změnám signatur vznikl požadavek na zanesení těchto změn do naskenované podoby záznamu. S nasazením verze 3.1 dostali vybraní uživatelé k dispozici nástroj pro změnu údajů v obrazové podobě záznamu.

Změna signatury:

Pro zlepšení práce s naskenovaným katalogem, zejména z hlediska fyzických fondů a jejich revize byly připojeny poznámky k příznakům, tj. hlediskům při třídění fondů.

Poznámky k příznakům:

Verze 3.2

Ve verzi RIS II 3.2 byla na základě požadavků provedena změna systému uloženek (tj. záznamů o jednotkách, které nejsou běžně přístupné ve skladištích knihovny). Tyto změny přinesly výrazné zvýšení efektivnosti při vyhledávání a pořizování informací o uloženkách včetně porovnávání se záznamy v procesu zpracování. Při pořizování uloženek je možné pracovat s řadami uloženek, které následně umožňují vyhledávat skupiny uloženek dle předem zadaných kriterií. Nová verze umožňuje editaci uloženek a jejich roztřídění do kategorií.

Statistiky zpracování záznamů byly zpřesněny změněny dle požadavků uživatelů, tak aby došlo zvýšení přehledu o průběhu zpracování ve všech etapách a dávkách zpracování, tzn. je možno kdykoliv si zobrazit historii zpracovávané dávky nejen ve slovním vyjádření, ale také v grafickém znázornění formou grafu. Tato funkce je důležitá při konečném zpracovávání výsledků retrokonverze.

Historie pracovní dodávky a statistiky:

Modul pracovníci, který eviduje pracovníky podílející se na procesu retrokonverze a jejich podíl na jednotlivých etapách byl zcela nově zpracován. Byla nově navržena databáze pracovníků. Modul umožňuje nezávislé přiřazování pracovníků k jednotlivým katalogům a dávkám zpracování, dále pak prezentaci aktivních a neaktivních pracovníků jejich vyřazování a zpětnou aktivaci po znovuzařazení do procesu zpracování. Modul je napojen na e-mail rozhraní, umožňující přímou komunikaci s pracovníky ze systému RIS II.

Modul pracovníci:

Přechod systému z platformy WINDOWS NT4.0 na WINDOWS 2000

Serverová část systémů RISII, KATIF pracující v prostředí operačního systému WINDOWS NT4.0 SERVER byla převedena do prostředí WINDOWS 2000 SERVER. Převedení systémů RISII a KATIF do nového operačního systému znamenala revizi objektových modelů, změny nekompatibilních částí systému včetně testování a reinstalace serverů. Výsledkem tohoto přechodu je zvýšení stability systému, bezpečnosti provozu a zefektivnění správy.

Převod klientských aplikací na platformu .NET

Součástí nasazení SW pro mapování a třídění fondů v provozním měřítku je převedení všech klientských aplikací používaných v rámci retrokonverze a třídění fondů na platformu .NET firmy Microsoft. Platforma .NET je nezávislá na verzi operačního systému Microsoft Windows a umožňuje běh aplikací ve všech verzích od WIN98 výše. Tímto převedením se tak stávají aplikace nezávislými na operačním systému. Mají jednotný design dialogů, shodné klávesové zkratky a další jednotící prvky. Převod aplikací znamená revizi všech aplikací, přeprogramovní nekompatibilních komponent a tvorba nových kódů.

Jedná se o tyto klientské aplikace používané v procesu retrokonverze:

• AddFile 3
• Textif 3
• TifText 3
• Protag GK 3
• Protag NKF
• Protag SLK
• Protag ST
• Rev2003
• TifText 3

Z uživatelského hlediska je velkou předností přizpůsobení velikosti okna programu velikosti a rozlišení obrazovky, tzn. že i při rozlišení 1280x100 může být okno programu roztaženo přes celou obrazovku nebo podle přání klienta si jej může zmenšit na požadovanou velikost.

Modulárnost velikosti pracovního okna uživatelské aplikace ProTag:

Přepracování a sjednocení rozhraní www aplikací

Přepracování WWW aplikací NPRK, NRIS, KATIF je prováděno s cílem sjednocení web-stylu těchto aplikací. V rámci tohoto úkolu probíhá sjednocení grafického stylu, písma, rozvržení atd. tak aby aplikace působily jednotným a přehledným dojmem. WWW KATIF je převeden do platformy .NET. Zcela přepracována je stromová struktura výběru katalogů, skříní a zásuvek. Aplikace NRIS je rozšířena o možnost vkládání údajů o výsledcích projektu. Na tomto úkolu ještě probíhají práce, proto jej nelze dokumentovat obrazovkami ilustrujícími dokončenou práci.

B.2 Přínos řešitele

Výsledkem letošní etapy řešení je další zdokonalení systému RIS. Praktické nasazení systému prokázalo, že se jedná o komplexní a robustní systém, který velmi dobře vyhovuje provozu Národní knihovny – jeho využití zde znamená výraznou úsporu prací a je podmínkou řízení procesu retrospektivní konverze katalogů na úrovni NK i na úrovni celonárodní. Praktické nasazení systému si vyžádalo rozšíření funkcionality, převod klientských aplikací na platformu .NET a sjednocení webového rozhraní. Systém je nyní využitelný nejen v NK, ale v kterékoli další knihovně. Modularita řešení umožňuje jeho relativně snadné úpravy pro potřeby dalších institucí. Praxe prozatím ukazuje, že zatímco využitelnost systému v NK převyšuje původní očekávání, u ostatních (menších) knihoven je tomu naopak. Na základě této praktické zkušenosti byl vývoj systému v roce 2003 modifikován – rozvoj funkcí, jejichž využití by bylo minimální, byl utlumen a naopak byly zařazeny funkce nové, původně neplánované nebo plánované v menším rozsahu.

V návaznosti na NRIS, který je přístupný i pro vzdálené uživatele prostřednictvím internetu, podstatně přispívá k eliminaci duplicitních a multiplicitních převodů týchž záznamů, zpřístupňuje informace o průběhu retrokonverze v knihovnách a umožňuje efektivně řídit retrospektivní konverzi na národní úrovni.

B.3 Posun znalostí

Řešení navržené a otestované v rámci projektu v jeho etapě v roce 2003 obohacuje technologii RETROKON, která již ve své základní podobě (skenování, přepis, strukturování záznamů) představovala i v mezinárodním kontextu špičkové řešení, o novou dimenzi zejména v oblasti řízení retrospektivní konverze v institucionálním i celonárodním měřítku. Protože jde o unikátní, ve světě dosud neexistující řešení, znamenají výsledky řešení dosažené v roce 2003 zcela zásadní posun znalostí v této oblasti v národním i mezinárodním měřítku.

C Návrhová část

C.1 Výsledky řešení

Výsledky řešení plně odpovídají cílům stanoveným v projektu v roce 1999:

Koordinace retrospektivní konverze zahraničních dokumentů v návaznosti na míru využití těchto fondů v jednotlivých knihovnách, vývoj a otestování nástroje pro zmapování, roztřídění a „vypletí“ fondů, které je základní podmínkou efektivní retrospektivní konverze. Pro tento účel je třeba vyvinout spolehlivý nástroj s uživatelsky vlídným rozhraním – jeho využití pro selekci záznamů pro retrospektivní konverzi i pro vlastní „vypletí“ fondů knihoven předpokládá nasazení v různých útvarech knihoven různé velikosti i zaměření. Předpokladem úspěšné realizace těchto cílů a racionálního řízení retrospektivní konverze je vývoj, otestování a plné zprovoznění komplexního informačního systému vyvinutého speciálně pro retrospektivní konverzi (RIS).
V roce 2003 měly být v NK prakticky realizovány tyto činnosti:
1. Nasazení SW pro mapování a třídění fondů v provozním měřítku v NK

C.2 Závěr

Kombinace systému RIS a celonárodního informačního systému pro retrospektivní konverzi NRIS umožňuje Národní knihovně ČR i dalším českým knihovnám řídit i provádět retrospektivní konverzi katalogů efektivně a bez zbytečných duplicit.
NRIS poskytuje přehled o stavu retrospektivní konverze v jednotlivých knihovnách i o jejich plánech do budoucna. Tyto informace jsou důležité pro racionální využívání finančních prostředků i lidských zdrojů v oblasti retrospektivní konverze. Počet naskenovaných katalogů v českých knihovnách roste - k již naskenovaným katalogům velkých českých knihoven přibudou v roce 2003 například katalogy Knihovny Národního muzea. Úplná retrospektivní konverze těchto katalogů proběhne v dlouhém časovém horizontu, u některých vrstev se s ní vůbec nepočítá. Proto je důležité mít kvalitní nástroj pro využití naskenovaných katalogů, uživatelé bezpochyby ocení jednotné rozhraní a rozšířenou funkcionalitu.

C.3 Návrhy opatření

Pro zajištění plynulého pokračování projektu a jeho dokončení je nezbytná realizace následujících opatření:

• Zajištění dalšího financování projektu v NK (formou pokračujícího grantu VaV) do roku 2004
• Finanční zajištění pokračování projektu i v dalších kooperujících knihovnách
• Zajištění provozních aplikací výsledků projektu v rámci VISK 5
• Stabilní personální zajištění projektu ve všech zúčastněných knihovnách
• Postupné posílení technického vybavení zúčastněných knihoven v souvislosti s potřebami projektu
• Včasné přidělení finančních prostředků

D Resumé a klíčová slova

D.1 Resumé a klíčová slova v češtině

Resumé:

Klíčem k širokému zpřístupnění fondů knihoven je retrospektivní konverze jejich katalogů. Retrospektivní konverze katalogů všech českých knihoven by vyžadovala stovky miliónů Kč. Protože vždy bude k dispozici jen malý zlomek této částky, je třeba prostředky, které jsou k dispozici, využít co nejefektivněji. Důležitá je zejména eliminace du(multi)plicitního převodu záznamů týchž dokumentů a správná volba priorit. Nejvyšší prioritu by měly mít katalogy těch knihoven, jejichž fondy mají stěžejní význam pro meziknihovní výpůjční službu a/nebo záchranu národního kulturního dědictví a v nichž byla tradičně vysoká kvalita katalogizace. NK, MZK a SVKOL splňují všechna uvedená kriteria. Cílem společně předkládaných projektů je rychlé a efektivní zpřístupnění katalogů všech tří knihoven formou účinné kooperace, založené na jednotné technologii a podpořené komplexním informačním systémem.

Klíčová slova:

Retrospektivní konverze * knihovní fondy * Národní knihovna České republiky * management velkých objemů dat * informační systémy

D.2 Abstract and key words in English

Abstract:

One of the basic conditions of “open“ libraries is to make their catalogues, which represent the keys to their collections, widely available. Retrospective conversion of catalogues describing collections of different Czech libraries would require the amount of money that will never be available. The less money we have, the better should be agreement on our priorities. The first candidates for allocation of funding available for retrospective conversion should be the libraries that have collections of key importance for ILL and/or protecting the national cultural heritage. They should also have traditionally a high level of cataloguing expertise. The National Library of the Czech Republic, the Moravian Library in Brno and the State Research Library in Olomouc meet all these demands. The goal of their agreed-upon project is making their catalogues widely available. They will develop and use the same technology.

Key words:

Retrospective conversion of catalogues * library collections * management of large data files * information management systems

Poznámka:

Tabulky a komentáře k použití finančních prostředků jsou k nahlédnutí na požádání.

11. listopadu 2003
Dr. Vojtěch Balík, ředitel NK
Dr. Bohdana Stoklasová, hlavní řešitelka