Závěrečná zpráva za rok 2001

Předkládá:
Dr. Vojtěch Balík, ředitel NK ČR

Zpracovali:
Dr. Bohdana Stoklasová, hlavní řešitelka projektu
Dr. Jaroslava Jeřábková, spoluřešitelka projektu
Ing. Miroslav Bareš, spoluřešitel projektu

Praha, listopad 2001

A Konstantní část

A.1 Rešerše

Angličtina:

• Czech books published in the 20th century / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková. – 1. vyd. – Prague : National Library of the Czech Republic, 2000. -- 29 s. + 1 CD-ROM
• Retrospective conversion in Czech Republic / Bohdana Stoklasová // Library automation in transitional societies : lesson from Eastern Europe. -- New York, Oxford : Oxford University Press, 2000. -- s. 196-218
• National bibliography of a small country in international context / Bohdana Stoklasová, Marie Balíková : [referát pro mezinárodní konferenci IFLA 2000, Jeruzalém, srpen 2000, připraveno k publikování v materiálech IFLA].
• Cooperative cataloging and retrospective conversion in Czech Libraries / Bohdana Stoklasová : [referát pro mezinárodní konferenci LIBER’99, Praha, červenec 1999]. – 10 s.
• Before you start retrospective conversion / Bohdana Stoklasová. – Praha : Národní knihovna České republiky, 1998. – nestr.
• Retrospective conversion at the National Library of the Czech Republic / Bohdana Stoklasová // 26. ABDOS-Tagung : Referate und Beiträge. – Band 22 (1997), s. 134-141
• Retrospective conversion in Czech libraries / Bohdana Stoklasová, Miroslav Bareš // International conference on library automation in Central and Eastern Europe. – Luxembourg : European Commission, 1997. – s. 195-206.
• Retrospective conversion in Czech libraries / Bohdana Stoklasová, Miroslav Bareš. – Praha : Národní knihovna České republiky, 1995. -- 39 s.

Čeština:

• České knihy 20. století / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková // Národní knihovna. – Roč. 11, č. 5-6 (2000), s. 207-211
• České knihy 20. století / Bohdana Stoklasová, Jaroslava Jeřábková. – 1. vyd. – Praha : Národní knihovna České republiky, 2000. -- 29 s.
• Výsledky kooperačních projektů NK ČR, MZK a státních vědeckých knihoven. 1. díl / Bohdana Stoklasová // Čtenář. - Roč. 50, č. 5 (1998), s. 132-135
• Retrospektivní konverze katalogů Národní knihovny České republiky / Bohdana Stoklasová // Národní knihovna. – Roč. 8, č. 3 (1997), s. 111-116
• Retrospektivní konverze hlavních katalogů Národní knihovny v Praze : metoda, priority, finanční, personální a časové aspekty / Bohdana Stoklasová // INFOS ´95. – Bratislava : Spolok slovenských knihovníkov, 1995. -- s. 67-75
• Retrospektivní konverze katalogů (nejen) v Národní knihovně České republiky / Bohdana Stoklasová // Infocus. – Roč. 1, č. 9 (1995), s. 222-224, 233-234
• Spolupráce českých knihoven při retrokonverzi katalogů / Bohdana Stoklasová // U nás. – Roč. 5, č. 3 (1995), s. 103-107

A.2 Současný stav ve světě a v ČR

Pro retrospektivní konverzi lístkových katalogů a tištěných bibliografií vyvinula firma Comdat na podkladě analýz a funkčního zadání pracovníků NK ČR speciální technologii RETROKON, která je založena na špičkovém technickém i programovém vybavení. Díky své modernosti, komplexnosti a zároveň modulárnosti a možnosti snadných, finančně dostupných modifikací obecného "jádra" představuje dnes technologie RETROKON aplikovaná a rozvíjená v tomto projektu bez nadsázky světovou špičku. Svědčí o tom nejen zahraniční reference a časté zahraniční návštěvy, které přijíždějí do NK právě kvůli retrospektivní konverzi, ale i zájem pořadatelů mezinárodních konferencí a seminářů o referát o technologii RETROKON.

Kromě základních funkčních modulů (skenování, přepis, strukturování) byly postupně vyvinuty moduly pro zpřístupnění naskenovaných katalogů na internetu včetně možnosti objednávání z naskenovaných katalogů a informační systém pro retrospektivní konverzi. Možnost zpřístupnění na internetu významně rozšiřuje využitelnost naskenovaných katalogů, informační systém je nezbytnou podmínkou efektivního managementu projektů retrospektivní konverze velkých institucí. V roce 2001 došlo ke zdokonalení jádra informačního systému pro retrospektivní konverzi tak, aby informační systém byl schopen sloužit potřebám všech českých knihoven a stal se účinným nástrojem koordinace a kooperace českých knihoven v oblasti retrospektivní konverze. Řešení problému srovnatelných parametrů na světě neexistuje.

A.3 Cíl

Hlavní cíle projektu pro rok 2001 v NK byly v roce 1999 stanoveny takto:

1. Doplnění projektu "Zpřístupnění záznamů české knižní produkce 20. století prostřednictvím internetu a CD-ROM" (kooperativní projekt VaV s účastí NK, MZK a všech SVK, jehož cílem je retrospektivní konverze Bibliografického katalogu) o záznamy, české knižní produkce, které nebyly zahrnuty do Bibliografického katalogu (nebyly dodány do NK formou povinného výtisku nebo byly dodány pozdě), ale jsou obsaženy v katalozích NK.
2. Koordinace retrospektivní konverze zahraničních dokumentů v návaznosti na míru využití těchto fondů v jednotlivých knihovnách, vývoj a otestování nástroje pro zmapování, roztřídění a "vypletí" fondů, které je základní podmínkou efektivní retrospektivní konverze.Pro tento účel je třeba vyvinout spolehlivý nástroj s uživatelsky vlídným rozhraním – jeho využití pro selekci záznamů pro retrospektivní konverzi i pro vlastní "vypletí" fondů knihoven předpokládá nasazení v různých útvarech knihoven různé velikosti i zaměření. Předpokladem úspěšné realizace těchto cílů a racionálního řízení retrospektivní konverze je vývoj, otestování a plné zprovoznění komplexního informačního systému vyvinutého speciálně pro retrospektivní konverzi (RIS).

Způsob plnění obou cílů přináší následující analytická část zprávy.

B Analytická část

B.1 Vlastní řešení

Cíl 1. Doplnění projektu "Zpřístupnění záznamů české knižní produkce 20. století prostřednictvím internetu a CD-ROM" o záznamy české knižní produkce, které nebyly zahrnuty do Bibliografického katalogu. Pro doplnění výsledků grantu "Zpřístupnění záznamů české knižní produkce 20. stol. prostřednictvím Internetu a CD-ROM", v jehož rámci byla zpracována retrospektivní konverzí veškerá česká produkce, která vyšla v tištěných soupisech Bibliografického katalogu 1926-1982 (dále BK) a Soupisu československé literatury za léta 1901-1925 (Nosovský-Pražák), byl zpracováván Generální katalog národního konzervačního fondu (dále je GK NKF).

GK NKF je základním přístupovým bodem pro archivní sbírky české národní produkce. Katalogizační lístky, obsažené v tomto služebním katalogu, jsou jedinou možností pro zpřístupnění národního konzervačního fondu (část lístků je také v evidenčním katalogu).

Vzhledem k tomu, že v tištěných bibliografických soupisech byla uvedena pouze produkce, která byla do Národní knihovny České republiky (dále NK) dodána jako povinný výtisk a neuváděla se produkce, která vyšla dříve než 2 roky před zpracováním daného ročníku, mnoho literatury není zatím zpřístupněno pro širší veřejnost. GK NKF není naskenován vzhledem k tomu, že byla v rámci různých grantů plánována jeho rychlá úplná retrospektivní konverze.

GK NKF byl porovnáván s výsledky retrospektivní konverze BK, tj. se záznamy importovanými do systému Aleph (báze NKC). Celkem bylo v rámci grantu VaV Zpřístupnění fondů... porovnáno 418.000 záznamů, tj. necelá polovina celého objemu katalogu. Na porovnávání pracoval 30členný tým externích pracovníků, v němž převažovali studenti, zejména oboru knihovnictví. Lístky, které externí pracovníci označili jako chybějící, prošly revizí pracovníků oddělení retrospektivní konverze katalogů NK ČR a byly předány do procesu retrospektivní konverze. Retrospektivní konverze probíhala metodou RETROKON modifikovanou podle zdrojových lístků (místo naskenovaných obrazových předloh byly použity papírové katalogizační lístky).

Na úseku retrospektivní konverze pracovalo 28 externích pracovníků pro přípravu záznamů k retrospektivní konverzi, tým pracovníků retrospektivní konverze bibliografických katalogů a tým pracovníků revidujících záznamy. Celkem bylo metodou retrospektivní konverze zpracováno 65.000 záznamů. Ukázalo se, že je třeba doplnit cca 33% záznamů – původní odhad byl podstatně nižší.

Při porovnávání byl zároveň prováděn soupis záznamů z GK NKF, které již obsahují signatury UKF (univerzálního knihovního fondu = půjčovatelného fondu). Pokud záznam obsahuje i signaturu UKF (univerzální knihovní fond), je postupně vytvářena s knihou v ruce jednotka UKF a doplněn čárový kód, aby mohla být literatura z retrokonverze v úplnosti půjčována prostřednictvím výpůjčního systému Aleph.

Porovnávání GK NKF a báze NKC bylo také využito pro soupis a odstraňování duplicitních záznamů, které vznikly v průběhu plnění báze NKC z nejrůznějších konverzí a externích zdrojů.

Využití finančních prostředků z grantu na jednotlivé činnosti:

Finanční prostředky z grantu VAV pokryly 39,4% z celkových potřebných nákladů na dokončení kompletního zpracování tohoto klíčového katalogu. Práce byly formou testů zahájeny již v roce 2000 z prostředků grantu VaV Zpřístupnění české knižní produkce 20. století..., probíhaly také díky finančním prostředkům z projektu VISK5-RETROKON Retrospektivní konverze generálních katalogů NK a matching fundu (=vlastní zdroje) NK. Díky sloučení těchto prostředků a nasazení velkého týmu vlastních i externích pracovníků se podaří zpracovat celý GK NKF z velké většiny v průběhu roku 2001 (v prvním čtvrtletí roku 2002 proběhnou finální revize a závěrečné práce). Dokončení prací v daném termínu je předpokladem pro zahájení prací obdobného charakteru v Moravské zemské knihovně v roce 2002.

Následující tabulky uvádějí přehled financování celé akce a podíl grantu VaV:

Cíl 2: Koordinace retrospektivní konverze zahraničních dokumentů v návaznosti na míru využití těchto fondů v jednotlivých knihovnách, vývoj a otestování nástroje pro zmapování, roztřídění a "vypletí" fondů které je základní podmínkou efektivní retrospektivní konverze, otestování a plné zprovoznění komplexního informačního systému vyvinutého speciálně pro retrospektivní konverzi (RIS). Tento cíl byl v grantu rozvržen do dvou hlavních bloků:

1. Analytické a programátorské práce na vývoji modulu pro zapojení dalších knihoven do prací na doplnění Bibliografického katalogu v dalších knihovnách
2. Analytické a programátorské práce na vývoji SW pro mapování a třídění fondů českých knihoven

Následující text popisuje průběh i výsledky prací v obou blocích: Blok 1. Analytické a programátorské práce na vývoji modulu pro zapojení dalších knihoven do prací na doplnění Bibliografického katalogu v dalších knihovnách Pro zapojení dalších knihoven do prací na doplnění české produkce (i pro práci se zahraniční produkcí) byl vyvinut modul Programu RIS II verze 1.9. Tento modul je určen libovolným knihovnám, jejichž katalogy a záznamy jsou zpracovány a zpřístupněny pomocí technologie KATIF. Je logickým pokračováním řešení vyvinutého pro řízení retrospektivní konverze v NK ČR.

Modul umožňuje členit záznamy naskenovaných katalogů podle různých kriterií. Informace o záznamech jsou k dispozici uživatelům v lokální síti na principu Klient-server. V dalším rozvoji pro následující období budou informace o zpracování záznamů určených k doplnění Bibliografického katalogu přístupny prostřednictvím Internetu. Kriteria pro doplňování Bibliografického katalogu i pro členění dalších katalogů a práci s nimi lze definovat podle potřeb procesu retrospektivní konverze v konkrétní knihovně. Systém pracuje na serverové straně systému v prostředí MS Windows NT/2000 s databází MS SQL 7.0/2000. Klientem systému může být pracovní stanice v prostředí MS Windows 95/98/ME/XP nebo MS Windows NT4.0/2000. Počet uživatelů systému není limitován a závisí pouze na možnostech konkrétní knihovny. Systém není určen pro veřejnost a proto není veřejně přístupný. Lze ho ale shlédnout a vyzkoušet v NK (provozní stránka) nebo ve firmě Comdat (technická stránka).

Okno programu RIS:

Členění záznamů dle kritérií:

Blok 2. Analytické a programátorské práce na vývoji SW pro mapování a třídění fondů českých knihoven V rámci splnění tohoto úkolu byl vyvinut databázový systém umožňující sběr a prezentaci informací prostřednictvím internetu o katalozích a knihovnách, které plánují provedení retrospektivní konverze. Systém je přístupný na adrese https://nprk.nkp.cz. Základem systému je formulář (dotazník) volně definovatelný na úrovni administrátora, který nevyžaduje znalost jakéhokoliv programování nebo skriptování. Administrátorem vytvořený formulář je automaticky publikován pro internet. Systém je administrován výhradně prostřednictvím www rozhraní.

Registrace knihovny a katalogu v programu NPRK:

Potenciální zájemce o zařazení do Národního programu retrospektivní konverze vyplní a odešle zmíněný formulář prostřednictvím www prohlížeče k publikování. Údaje z formuláře jsou zaneseny do databáze. Prázdný i vyplněný formulář lze tisknout přímo ze systému. Po formální kontrole a autorizaci vyplněného formuláře administrátorem jsou údaje publikovány.

Informace v systému je možné vyhledávat na základě jednoduchých a kombinovaných kriterií. Výsledkem dotazu je seznam katalogů odpovídajících zadanému kriteriu nebo požadovaná knihovna se seznamem katalogů určených k retrospektivní konverzi.

Jednoduché vyhledávání v katalgozích: 

Systém pracuje v prostředí WINDOWS 2000 Server a využívá databázové prostředí MS SQL 2000. Systém je vytvořen ve vývojovém prostředí .NET firmy Microsoft a programovacím jazyce C#.

B.2 Přínos řešitele

Výsledkem letošní etapy řešení je dokončená retrospektivní konverze Generálního katalogu národního konzervačního fondu [menší polovina akce byla hrazena z tohoto grantu, další část z jiných zdrojů] NK. Báze záznamů české knižní produkce 20. století se tak významně rozrostla a ostatní české knihovny budou mít k dispozici dokonalejší zdroj pro vyhledávání i retrospektivní konverzi záznamů české knižní produkce 20. století. Domácí i zahraniční uživatelé získají lepší přehled o české knižní produkci 20. století. Česká republika si tak upevní své již nyní velmi dobré postavení ve zpřístupňování této části svého národního kulturního dědictví v mezinárodním kontextu v souladu s mezinárodními standardy. Technologie RETROKON byla prověřena na další významné aplikaci. Dalším výsledkem je zdokonalení systému RIS. Systém je nyní využitelný nejen v NK, ale v kterékoli další knihovně. Modularita řešení umožňuje jeho relativně snadné úpravy pro potřeby dalších institucí. NK již měla možnost na řadě velkých projektů odzkoušet, o jak silný nástroj pro management retrospektivní konverze se jedná. Jen díky němu může NK postupovat při retrospektivní konverzi svých katalogů rychle a efektivně. Nástroj je nyní k dispozici i pro ostatní knihovny. Národní program retrospektivní konverze získává díky letošní etapě řešení grantu spolehlivý a uživatelsky vlídný nástroj pro mapování a řízení retrospektivní konverze v celonárodním měřítku. Knihovny plánující retrospektivní konverzi budou mít možnost se dozvědět o probíhajících pracích v této oblasti, systém bude také cenným nástrojem pro orgány rozhodující o přidělování finančních prostředků na retrospektivní konverzi a podstatně přispěje k eliminaci duplicitních a multiplicitních převodů týchž záznamů.

B.3 Posun znalostí

Řešení navržené a otestované v rámci projektu v jeho etapě v roce 2001 obohacuje technologii RETROKON, která již ve své základní podobě (skenování, přepis, strukturování záznamů) představovala i v mezinárodním kontextu špičkové řešení, o novou dimenzi zejména v oblasti řízení retrospektivní konverze v institucionálním i celonárodním měřítku. Protože jde o unikátní, ve světě dosud neexistující řešení, znamenají výsledky řešení dosažené v roce 2001 zcela zásadní posun znalostí v této oblasti v národním i mezinárodním měřítku.

C Návrhová část

C.1 Výsledky řešení

Výsledky řešení plně odpovídají cílům stanoveným v projektu v roce 1999:

Doplnění projektu "Zpřístupnění záznamů české knižní produkce 20. století prostřednictvím internetu a CD-ROM" (kooperativní projekt VaV s účastí NK, MZK a všech SVK, jehož cílem je retrospektivní konverze Bibliografického katalogu) o záznamy, české knižní produkce, které nebyly zahrnuty do Bibliografického katalogu (nebyly dodány do NK formou povinného výtisku nebo byly dodány pozdě), ale jsou obsaženy v katalozích NK.

Koordinace retrospektivní konverze zahraničních dokumentů v návaznosti na míru využití těchto fondů v jednotlivých knihovnách, vývoj a otestování nástroje pro zmapování, roztřídění a "vypletí" fondů, které je základní podmínkou efektivní retrospektivní konverze. Pro tento účel je třeba vyvinout spolehlivý nástroj s uživatelsky vlídným rozhraním – jeho využití pro selekci záznamů pro retrospektivní konverzi i pro vlastní "vypletí" fondů knihoven předpokládá nasazení v různých útvarech knihoven různé velikosti i zaměření. Předpokladem úspěšné realizace těchto cílů a racionálního řízení retrospektivní konverze je vývoj, otestování a plné zprovoznění komplexního informačního systému vyvinutého speciálně pro retrospektivní konverzi (RIS). Díky možnosti zapojení finančních prostředků z dalších grantů a dotaci z rozpočtu NK a také díky rychlému technologickému rozvoji je dokonce překračují.

C.2 Závěr

Báze záznamů české knižní produkce 20. století se letos významně rozrostla a ostatní české knihovny budou mít k dispozici dokonalejší zdroj pro vyhledávání i retrospektivní konverzi záznamů české knižní produkce 20. století. Domácí i zahraniční uživatelé získají lepší přehled o české knižní produkci 20. století. Česká republika si tak upevní své již nyní velmi dobré postavení ve zpřístupňování této části svého národního kulturního dědictví v mezinárodním kontextu v souladu s mezinárodními standardy. Rostoucí báze dat české knižní produkce, která tvoří podstatnou část fondů českých knihoven a kombinace systému RIS a celonárodního informačního systému pro retrospektivní konverzi umožňuje českým knihovnám řídit i provádět retrospektivní konverzi katalogů rychle, efektivně a bez zbytečných duplicit.

C.3 Návrhy opatření

Pro zajištění plynulého pokračování projektu a jeho dokončení je nezbytná realizace následujících opatření:

• Zajištění dalšího financování projektu v NK (formou pokračujícího grantu VaV) do roku 2004
• Finanční zajištění pokračování projektu i v dalších kooperujících knihovnách (MZK v Brně a SVK v Olomouci)
• Zajištění provozních aplikací výsledků projektu v rámci VISK 5
• Stabilní personální zajištění projektu ve všech zúčastněných knihovnách
• Postupné posílení technického vybavení zúčastněných knihoven v souvislosti s potřebami projektu
• Včasné přidělení finančních prostředků