Národní knihovna ČR
Počátky retrospektivní konverze katalogů v Národní knihovně ČR
Retrospektivní konverze katalogů patří nadále k prioritám Národní knihovny České republiky (dále jen NK ČR). Na retrospektivní konverzi čeká v NK ČR celkem asi 5 miliónů lístků nejrůznějšího stáří a charakteru. Velké procento tvoří například ručně psané lístky z počátku 19. století. S ohledem na množství i charakter zdrojového materiálu je retrospektivní konverze katalogů NK ČR finančně i časově mimořádně náročná. Celý proces je rozložen do několika etap, jejichž návaznost byla pečlivě promyšlena s ohledem na eliminaci duplicit a přednostní zpracování nejvíce využívaných vrstev katalogů.
Na počátku 90. let 20. století probíhalo v NK ČR mikrofišování některých katalogů (katalog hudebního oddělení, katalog Slovanské knihovny). Největší katalog NK ČR, kterým je generální katalog univerzálního knihovního fondu (dále jen GK UKF) se z finančních důvodů na mikrofiše převést nepodařilo. Zároveň byly analyzovány různé možnosti provedení retrospektivní konverze včetně možnosti přebírání záznamů z externích zdrojů a/nebo provedení retrospektivní konverze katalogů "na klíč" externím dodavatelem.
OCLC, SAZTEC – 1991
Již v roce 1991 proběhla první jednání s OCLC (Online Computer Library Center). Testy provedené na zahraniční literatuře obsažené v generálním katalogu univerzálního knihovního fondu prokázaly nízké procento hitů (záznamů shodných s fondy NK ČR) v katalogu OLUC (Online Union Catalog, dnes znám pod názvem WorldCat). Další překážkou pro využití záznamů byla vysoká cena za záznam, kterou by NK ČR musela zaplatit v plné výši, neboť na počátku 90. let 20. století ještě nebyla schopna nabídnout OCLC vlastní záznamy jako protihodnotu. K ceně za převzatý záznam bylo ještě nutné připočíst vysoké náklady na úpravu záznamů. Nejednalo se zdaleka jen o jazykové úpravy – standardizace (formát, pravidla pro jmenné i věcné zpracování) u nás tehdy ještě nebyla na takové výši, aby dovolovala převzetí záznamů s minimálními úpravami.
Po vyloučení varianty přebírání hotových záznamů byla zvažována varianta manuálního převodu katalogizačních lístků. Začala jednání se zástupci firmy SAZTEC, jejíž metada (tag and key) byla pro převod záznamů NK ČR vhodnější než využití externích záznamů v případě OCLC a slibované časové horizonty byly velmi lákavé. Avšak cena 4 USD za záznam byla podstatně vyšší, než žádalo OCLC, a tak byla i tato varianta postavena mimo hru.
Vodní stavby Tábor - 1992-1994
NK ČR neměla dostatek finančních prostředků na zaplacení služeb renomovaného zahraničního dodavatele, neměla ale ani dostatek vlastních pracovníků, které by mohla na tuto činnost uvolnit. Rozhodla se proto využít nabídky domácího dodavatele a v letech 1992-1994 spolupracovala s Vodními stavbami Tábor. Výhodou byla příznivá cena za přepis jednoho záznamu, nevýhodou nízká kvalita výsledného produktu, velké množství přípravných a dokončovacích prací, kterým se museli věnovat pracovníci NK ČR a dlouhodobé odstavení částí živého katalogu mimo provoz. V roce 1994 se NK ČR rozhodla tento způsob retrospektivní konverze ukončit a opět se ocitla ve fázi rozhodování jak dál.
OCLC, SAZTEC – 1994
V roce 1994 proběhlo další kolo testů a jednání s oběma zahraničními firmami. Výchozí podmínky pro jednání se od roku 1991 podstatně změnily. V rámci projektu CASLIN (Czech and Slovak Library Information Network) byly v NK ČR a dalších českých a slovenských knihovnách aplikovány mezinárodní standardy (formát UNIMARC a pravidla AACR2R, postupně též LCSH), NK ČR již byla schopna nabídnout své záznamy do souborného katalogu OCLC a získat za ně kredit použitelný jako protihodnotu za záznamy OCLC. Přesto byl výsledek analýzy opět negativní. I nové testy prokázaly nízký počet hitů a cenová bilance byla velmi nevýhodná. V případě firmy SAZTEC byla hlavním prohibitivním faktorem opět cena, která stoupla na 5 USD.
Comdat - 1994-2011
Během čtyř let, které dělily obě fáze rozhodování (rok 1990 a 1994) však došlo k dramatickému vývoji v oblasti technologie OCR/ICR. Kvalitní skenery, prostředky pro okamžité využití naskenovaných předloh, nástroje pro jejich téměř bezchybný přepis do textové podoby a existence zahraničních i českých firem schopných vytěžit z dostupných technických nástrojů maximum a chuť i odvaha některých z nich uplatnit své zkušenosti právě v zajímavé, leč finančně značně nejisté oblasti retrospektivní konverze katalogů, spolu s analytickými schopnostmi pracovníků NK ČR a ochotou Mellonovy nadace financovat drahé technické vybavení pro vývoj a aplikaci nové technologie otevřely "třetí cestu" (kromě přebírání záznamů z existujících databází a ručního přepisu a strukturování záznamů), která by umožnila zpřístupnit katalogy NK ČR v jednoduché digitální podobě rychle a levně a při úplném převodu záznamů do formátu UNIMARC postupovat po etapách - v návaznosti na dostupné finanční prostředky.
V roce 1994 navázala NK ČR spolupráci s českou firmou Comdat s.r.o. Firma se zaměřovala na vývoj a dodávky systémů pro práci s dokumenty. Byla dodavatelem systémů pro komplexní správu a archivaci obrazových a elektronických dokumentů a výkonných faxových systémů. Zároveň se firma specializovala na proces retrospektivní konverze katalogů českých knihoven. Na základě dlouholetých zkušeností firmy v oblasti IT a s ohledem na specifické požadavky knihoven byla vyvinuta komplexní moderní technologie pro převod katalogů do digitální podoby nazvaná RETROKON, která vzbudila mimořádný ohlas doma i v zahraničí.
Technologii bylo možné založit na špičkové moderní technice díky grantům již zmíněné Mellonovy nadace a Open Society Institute-Regional Library Program. Zpočátku retrospektivní konverzi katalogů NK ČR podporovaly především zahraniční nadace, na domácí půdě chyběl výraznější zájem a tím i finanční podpora zřizovatele a retrospektivní konverze nemohla dlouho překročit rámec experimentu. Omezený rozpočet NK ČR byl příliš těsný pro její provozní zajištění. Situace se změnila v letech 2003-2004, kdy špičková technologie i velké množství práce vynaložené v oblasti organizačně-kooperační byly oceněny a podepřeny cílenou finanční podporou Ministerstva kultury ČR ve formě účelových dotací i grantů.
